Padang, Padangkita.com - Tiga orang dosen dan dua orang mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya Universitas Andalas (Unand) mengadakan pengabdian kepada masyarakat mengenai penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam surat menyurat.
Baca juga: Dosen Sasindo Unand Bekali Pelatihan Menulis Bagi Guru SD
Mereka terdiri atas Dra. Noviatri, M.Hum. (dosen Jurusan Sastra Indonesia), Dr. Reniwati, M.Hum. (dosen Jurusan Sastra Minangkabau), Dr. Aslinda, M.Hum. (dosen Jurusan Sastra Indonesia), serta Sabrina Fadilah Az-Zahra dan Husni Mardhyatur Rahmi (mahasiswa FIB Unand). Pengabdian ini dilaksanakan di Kantor Camat Lubuk Kilangan pada Senin, 11 November 2019.
Yandri, S.STP., M.P.A. selaku Kasi Tata Pemerintahan Kecamatan Lubuk Kilangan dalam kata sambutan mengapresiasi dan menyambut baik kegiatan pengabdian masyarakat ini. Pemilihan Kecamatan Lubuk Kilangan sebagai lokasi pengabdian membuatnya berharap agar pengabdian ini memberi manfaat untuk seluruh staf kelurahan dan staf kecamatan. Oleh karena itu, sebanyak 14 orang staf kelurahan di lingkungan Kecamatan Lubuk Kilangan dan 12 staf Kantor Camat menjadi peserta pada pengabdian ini.
Melalui kesempatan yang diberikan tersebut, Dra. Noviatri, M.Hum. dan tim pun memberi pembekalan tentang surat-menyurat dan bahasa surat yang benar. Kemudian, dilanjutkan dengan diskusi.
Menurut Dra. Noviatri, M.Hum., staf di lingkungan kelurahan dan staf camat sepatutnya memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat, termasuk penggunaan bahasa surat yang benar. “Bahasa yang benar adalah bahasa yang penggunaannya harus tunduk dan patuh terhadap kaidah bahasa bersangkutan, dalam hal ini bahasa Indonesia. Artinya, bahasa surat harus mempertimbangkan seperangkat kaidah yang sudah ditetapkan, seperti tata cara penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan tanda baca. Selain itu, kalimat yang digunakan juga harus ringkas, padat, jelas, dan efektif,” ujarnya.
Baca juga: Dosen Sasindo Unand Gelar Pelatihan Menulis Cerita Anak
Terkait pemilihan topik mengenai surat menyurat, dinyatakan oleh Dra. Noviatri, M.Hum. bahwa terdapat 18 bagian surat resmi yang harus dipenuhi ketika Lurah atau Camat menandatangani surat dinas. Namun, pada kenyataan yang terjadi, tidak semua surat yang dilegalisasi oleh Lurah atau Camat memenuhi standardisasi tersebut.
“Dalam kesempatan ini, kami menyampaikan kepada Bapak/Ibu yang bekerja di kantor lurah dan kantor camat bahwa surat dinas seharusnya mempedomani bagian-bagian surat tersebut,” ungkapnya. Hal ini dilakukan karena surat merupakan wakil diri orang, instansi, organisasi yang menulis surat. Oleh karena itu, penulisan surat harus dilakukan sebaik mungkin agar tidak ada kesan bahwa si penulis surat tidak memiliki kemampuan menulis surat yang baik. Bahkan, lebih dari itu, penulis surat bisa dianggap berpendidikan rendah.
Kedelapan belas bagian surat yang harus dipenuhi itu ialah (1) kepala surat atau kop surat, (2) tanggal surat, (3) nomor surat, (4) lampiran surat, (5) hal surat, (6) alamat surat, (7) salam pembuka, (8), paragraf pembuka, (9) isi surat, (10) paragraf penutup, (11) salam penutup, (12) nama jabatan, (13) tanda tangan, (14) nama jelas, (15) nomor induk pegawai, (16) stempel, (17) tembusan, dan (18) inisial.
Selain bagian-bagian surat yang belum digunakan secara tepat, penggunaan bahasa surat pun masih ada yang belum sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia (PUEBI). Salah satunya tentang penggunaan kata.
“Upayakan memilih kata yang tepat dan tidak bermakna ganda atau ambigu. Misalnya, kata mau dan kata jam. Kata mau bisa berati akan dan suka. Begitu pula dengan kata jam. Kata jam dapat digunakan untuk mengacu pada benda atau bisa juga digunakan untuk menyatakan durasi waktu. Misalnya, kegiatan itu dilaksanakan selama tiga jam. Untuk menyatakan waktu, digunakan kata pukul. Misalnya, Pukul berapa acara itu dimulai? Contoh lainnya, kata bersamaan. Kata bersamaan digunakan apabila ada yang dilampirkan, tetapi kalau tidak ada, dapat digunakan kata melalui atau dengan. Dengan demikian, dalam bahasa tulis, khususnya surat, harus digunakan pilihan kata yang tepat,” ungkap Dra. Noviatri, M.Hum.
Di samping itu, Dra. Noviatri, M.Hum. juga mengungkapkan bahwa dalam surat dinas, harus dihindari penggunaan singkatan, terutama untuk kata sapaan. Menurut Dra. Noviatri, M.Hum., penulisan kata sapaan Bpk, Sdr, dan Sekcam merupakan bentuk yang tidak tepat. Selain itu, juga dianggap kurang menghargai orang yang disapa/penerima surat.
“Penulisan yang benar dengan tidak menyingkat kata sapaan tersebut atau menuliskan secara utuh kata Bapak, Saudara, dan Sekretaris Camat,” ungkapnya.
Hal lain yang juga ditemukan sebagai kesalahan pada surat-menyurat menurut Dra. Noviatri, M.Hum. ialah penggunaan tanda baca pada singkatan nomor induk pegawai, atas nama, dengan alamat, untuk beliau, dan lain-lain, dan nomor surat.
“Sebagian surat yang ditulis belum menggunakan tanda baca yang tepat dalam penulisan singkatan tersebut. Ada yang menggunakan titik pada akhir singkatan, ada yang di tengah singkatan, bahkan ada yang tidak menggunakan tanda titik dalam menggunakan singkatan. Hal tersebut tentunya belum sesuai dengan kaidah penulisan singkatan.”
Untuk nomor induk pegawai, Dra. Noviatri, M.Hum. menyatakan bahwa singkatannya ditulis dengan cara pengekalan huruf pertama masing-masing kata, yaitu NIP (tanpa diikuti tanda titik). Sementara itu, singkatan atas nama, dengan alamat, dan lain lain disingkat dengan menggunakan tanda titik, yaitu a.n., d.a., dll. (tidak menggunakan garis miring). Untuk penulisan nomor surat, boleh ditulis lengkap, boleh disingkat. Bila digunakan bentuk singkat, setelah No harus diberi tanda titik, yaitu No. Setelah itu, baru diikuti tanda titik dua (:). Selain itu, juga disampaikan bahwa nama jelas yang menandatangani surat tidak perlu menggunakan tanda kurung atau diapit dengan tanda kurung, antara nama jelas dan NIP juga tidak perlu digarisbawahi.
Menanggapi pemaparan tersebut, Desi, salah seorang peserta menanyakan satu bagian dalam penulisan surat yang dikemukan oleh Dra. Noviatri, M.Hum. dan tim, yakni bagian inisial. “Perlukah inisial dalam surat?,” ujarnya.
Dra. Noviatri, M.Hum. menyatakan bahwa inisial dalam sebuah surat diperlukan, terutama untuk surat berharga. “Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat. Apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan dalam surat yang ditulis, segera dapat dilacak.” ungkapnya.
Selain itu, peserta juga menanyakan perihal kata kepada yang tidak diperlukan pada alamat surat dan mengenai kode surat yang mendahului nomor surat. Dr. Aslinda, M.Hum. sebagai anggota tim pengabdian menyatakan bahwa tidak diperlukan lagi kata kepada ditulis pada alamat surat karena alamat surat sudah pasti dan jelas ditujukan kepada penerima surat. Oleh sebab itu, penulisan kata kepada dipandang mubazir.
Sementara itu, Dr. Reniwati, M.Hum. menanggapi mengenai kode surat yang mendahului nomor surat. Menurut Dr. Reniwati, M.Hum., pada bagian nomor surat, dituliskan nomor surat terlebih dahulu. Setelah itu, baru diikuti dengan kode/tanda surat dan tanggal surat. “Urutan tersebut tidak boleh dibalik,” ungkapnya.
Kedelapan belas unsur penulisan surat yang dijabarkan satu per satu ini ditanggapi dengan baik oleh peserta yang merupakan pegawai di kantor lurah dan kantor camat di Kecamatan Lubuk Kilangan, Kota Padang. Apalagi, pemaparan disertai dengan tata letak dan cara penulisan atau penggunaan yang tepat.
“Dengan cara ini, diharapkan agar surat yang dihasilkan pada masa yang akan datang lebih berkualitas, berpedoman pada kaidah penulisan yang benar, dan digunakan secara konsisten,” ungkap Dra. Noviatri, M.Hum.
Pada bagian akhir kegiatan, Yandry, S.STP., M.P.A., selaku Kasi Pemerintahan, menyampaikan bahwa di lingkungan Pemerintah Kota Padang sudah ada aturan surat-menyurat.
Dia menghimbau secara bertahap, untuk beberapa hal bisa dilakukan penyesuaian dengan materi yang disampaikan oleh tim. Namun, Yandry menyarankan agar tim bisa berkoordinasi dengan pihak berwenang di Pemerintah Kota Padang untuk melaksanakan kegiatan yang sama agar bisa dilakukan keseragaman tentang surat-menyurat dan bahasa surat di lingkungan kecamatan se-Kota Padang. (*)
