Padangkita.com - Dosen Fakultas Ilmu Budaya (FIB) Universitas Andalas (Unand) mengadakan pengabdian kepada masyarakat dengan judul kegiatan: “Penyuluhan dan Pelatihan Berbahasa Indonesia yang Baik dan Benar dalam Surat-Menyurat di Lingkungan Kelurahan Se-Kecamatan Kuranji Kota Padang”.
Dosen tersebut terdiri atas Dra. Noviatri, M.Hum., Dr. Reniwati, M.Hum., Prof. Dr. Nadra, M.S., dan Dr. Aslinda, M.Hum. Kegiatan tersebut merupakan salah satu perwujudan dari tri dharma perguruan tinggi. Acara berlangsung pada 8 November 2018 yang bertempat di Kantor Camat Kuranji, Kota Padang, Jalan Bypass, Kuranji.
Surat-menyurat tidak hanya merupakan kegiatan berkomunikasi yang bersifat individual, tetapi juga merupakan kegiatan berkomunikasi antara individu dan instansi atau sebaliknya.
"Dalam surat-menyurat, pengguna bahasa dituntut agar menggunakan bahasa yang baik dan benar untuk menghindari terjadinya salah pengertian tentang maksud atau isi surat. Dalam bahasa surat itu, tidak hanya dituntut penggunaan kalimat yang efektif dan efisien tetapi juga penggunaan tanda baca dan penulisan kata dan istilah yang benar," kata Nadra, Senin (10/12/2018) kepada padangkita.com.
Kelurahan merupakan instansi pemerintah yang paling rendah dalam struktur organisasi pemerintahan. Surat-menyurat merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh para pegawainya. Berdasarkan pengalaman, cukup banyak surat yang dikeluarkan kantor ini tidak mencermikan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Kesalahan yang sering terjadi adalah kalimat yang tidak memenuhi syarat sebagai sebuah kalimat.
Menurutnya, kelengkapan unsur dalam sebuah kalimat penting agar informasi yang akan disampaikan jelas, tepat, dan sesuai dengan yang dimaksud oleh penulis. Contoh kesalahan lain yang sering dijumpai dalam surat ialah penggunaan tanda baca dan penulisan kata dan istilah.
Masalah ini tidak boleh dianggap ringan. Salah atau ketiadaan dalam menggunakan tanda baca saja sangat mengganggu efektivitas dalam memahami informasi atau maksud yang disampaikan dalam surat. Mereka tidak menyadari kesalahan dan akibat dari kesalahan tersebut karena kesalahan tersebut terjadi berulang-ulang. Dalam kunjungan ke salah satu kantor kelurahan, pegawai kelurahan menyampaikan bahwa mereka kurang tahu dengan aturan membuat kalimat dan aturan Ejaan Bahasa Indonesia (EBI).
Mereka menambahkan informasi bahwa bahasa surat di kelurahan lain juga sama keadaannya. Lalu pada saat itu juga, mereka menyampaikan secara langsung kepada kami agar pihak Unand bersedia membantu dalam meningkatkan kualitas bahasa Indonesia mereka dalam surat-menyurat.
Menindaklanjuti permintaan tersebut, tim pengabdian memberikan penyuluhan dan pelatihan penggunaaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam surat-menyurat. Tahun ini, khalayak sasarannya adalah pegawai kelurahan se-Kecamatan Kuranji.
Setiap kelurahan diwakili sebanyak 3 orang dan ditambah dengan pegawai kantor kecamatan. Tahun lalu, tim juga melakukan kegiatan yang sama dengan khalayak sasaran pegawai kelurahan se-Kecamatan Padang Timur.
Dalam pelaksanaannya, kegiatan dilakukan dalam dua metode, yaitu penyuluhan dan pelatihan. Metode penyuluhan dilaksanakan dalam bentuk ceramah. Tim membekali peserta dengan materi tentang jenis-jenis surat, format dan sistematika surat-menyurat, bahasa yang baik dan benar, kalimat, diksi, dan aspek-aspek Ejaan Bahasa Indonesia (EBI) seperti penulisan huruf, penulisan kata, dan penggunaan tanda baca.
Setiap penjelasan materi disertai dengan contoh-contoh. Peserta diberi kesempatan untuk bertanya tentang materi yang sudah dijelaskan. Mereka sangat aktif bertanya dan berdiskusi. Sebagian mereka terkejut dengan penjelasan yang diberikan oleh penceramah. Mereka baru menyadari bahwa banyak kalimat dalam surat yang mereka buat tidak benar. Maksudnya, kalimat mereka tidak sesuai dengan kaidah kalimat dan aturan EBI. Oleh karena itu, pertanyaan dan pernyataan mereka selama bertanya dan berdiskusi bersifat klarifikasi dari tim pengabdian atas kesalahan yang selama ini mereka buat.
Pada metode kedua, pihak mitra dilatih untuk mempraktikkan tata cara pembuatan surat-menyurat yang benar, sesuai dengan sistematika surat-menyurat dinas yang benar dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Dalam latihan, seluruh tenaga administrasi dilengkapi dengan buku panduan, yaitu buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) yang merupakan penyempurnaan dari buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (PUEYD) yang diberikan oleh tim secara cuma-cuma.
Tujuannya ialah agar peserta pelatihan dapat lebih maksimal mempraktikkan masing-masing aspek kebahasaan secara langsung dalam surat-menyurat. Sesi pelatihan ditutup dengan menampilkan salah satu surat dinas kelurahan yang belum diperbaiki. Peserta menunjuk langsung kesalahan-kesalahan yang ada dalam surat secara bersama-sama dan kemudian memperbakinya bersama-sama pula.
Sebelum kegiatan ini ditutup, beberapa orang peserta mengucapkan terima kasih atas dilaksanakannya kegiatan ini. Mereka mengakui bahwa kegiatan ini sangat berguna dalam meningkatkan kualitas kerja mereka dalam melayani masyarakat. Begitu dirasakan manfaat kegiatan ini oleh para peserta, mereka menyarankan dan berharap kepada tim agar kegiatan ini tidak berhenti pada aparat lurah di lingkungan Kecamatan Kuranji dan Padang Timur saja.
Mereka berharap kegiatan ini diteruskan ke pegawai kantor kelurahan di kecamatan lain sehingga kualitas sumber daya manusia pegawai kelurahan se-Kota Padang dalam perihal surat-menyurat dapat meningkat.
Camat Kuranji, Dra.Rachmadeny Dewi Putri mengapresiasi kegiatan ini dan mengucapkan terima kasih kepada tim pengabdian. Beliau berharap agar banyak lagi kegiatan pengabdian yang ditujukan langsung kepada masyarakat Kuranji.
