Padang, Padangkita.com – Universitas Andalas (Unand) terus menunjukkan komitmennya dalam memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan kampus.
Terbaru, Unand meresmikan empat Unit Kearsipan II (UK II) baru sekaligus menggelar sosialisasi pengelolaan arsip. Kegiatan ini merupakan kelanjutan dari pembentukan UK II yang telah dimulai sejak tahun 2024.
Peresmian empat UK II baru ini berlangsung di Auditorium Universitas Andalas pada Rabu (12/2/2025), ditandai dengan penandatanganan Surat Keputusan (SK) pembentukan UK II oleh pimpinan unit terkait serta deklarasi komitmen sadar tertib arsip.
Empat unit yang baru diresmikan adalah UK II Rektorat, UK II Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM), UK II Fakultas Peternakan (Faterna), dan UK II Fakultas Teknologi Pertanian (Fateta).
Sebelumnya, Unand telah meresmikan UK II di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) dan Fakultas Ilmu Budaya (FIB).
Sekretaris Universitas Andalas, Aidinil Zetra, menyampaikan apresiasi atas bertambahnya unit kerja yang memiliki UK II.
Ia berharap fakultas dan unit kerja lainnya di lingkungan Unand dapat segera menyusul pembentukan UK II. Aidinil Zetra menegaskan bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar aktivitas penyimpanan dokumen, melainkan aspek krusial dalam menjaga rekaman jejak perjalanan sejarah Universitas Andalas.
“Arsip yang tertata rapi dan sistematis bukan hanya menjadi bukti autentik sejarah institusi, tetapi juga berdampak signifikan pada peningkatan kualitas layanan akademik dan administrasi di Universitas Andalas,” ungkap Sekretaris Universitas, Kamis (13/2/2025).
Sementara itu, Rektor Universitas Andalas, Efa Yonnedi, menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang dilakukan secara sistematis dan terintegrasi.
Menurut Rektor, sistem kearsipan yang baik akan memastikan dokumen-dokumen penting universitas lebih mudah diakses dan dimanfaatkan untuk berbagai keperluan.
Rektor Efa Yonnedi juga menyoroti urgensi digitalisasi arsip sebagai langkah strategis dalam memodernisasi sistem kearsipan di Unand.
“Pemanfaatan alat komunikasi digital resmi, seperti email, harus dioptimalkan untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien di era digital ini,” tutur Rektor.
Lebih lanjut, Rektor Efa Yonnedi berharap upaya penguatan tata kelola kearsipan ini tidak hanya dipandang sebagai kewajiban administratif semata, tetapi juga menjadi bagian dari budaya akademik di Universitas Andalas dalam menjaga dan merawat warisan intelektual serta kelembagaan kampus.
Sebagai bagian dari rangkaian acara, juga digelar sosialisasi pengelolaan arsip yang menghadirkan Direktur Informasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Rudi Anton, sebagai narasumber.
Dalam sesi sosialisasi, Rudi Anton menegaskan bahwa arsip merupakan aset penting yang memiliki kekuatan hukum dan nilai pertanggungjawaban.
“Setiap hari, kita menghasilkan arsip dalam berbagai format, baik berupa gambar, suara, video, maupun dokumen tertulis. Namun, kesadaran akan pentingnya tertib arsip masih perlu terus ditingkatkan di berbagai instansi, termasuk di lingkungan perguruan tinggi,” jelas Rudi Anton.
Ia juga menjelaskan secara detail mengenai prosedur pemusnahan arsip yang harus dilakukan secara berkala dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Menurut Rudi Anton, pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sangat penting untuk menghindari penumpukan arsip yang berlebihan, yang dapat menyebabkan keterbatasan ruang penyimpanan dan mempersulit penataan arsip secara keseluruhan.
Kegiatan peresmian UK II dan sosialisasi pengelolaan arsip ini dihadiri oleh para dekan fakultas, kepala unit kerja, serta staf kearsipan dari berbagai unit di lingkungan Universitas Andalas.
Baca Juga: FISIP UNAND Jadi Pionir Kearsipan, Dorong Prodi Kearsipan Baru
Para peserta diharapkan dapat menjadi agen perubahan dan pelopor dalam implementasi sistem pengelolaan arsip yang modern dan berbasis digital di Universitas Andalas. [*/hdp]
